Memahami Aturan Hotel Saat Pesan di Online Travel Agent

Belakangan ini, saya melihat banyak pengunjung blog Balepoint ini yang bersumber dari Google dengan kata kunci pencarian yang berhubungan dengan hotel. Kalau dulu, blog ini lebih banyak menerima pengunjung yang mencari “gaya hidup minimalis” ataupun “buku Paulo Coelho”. Pergeseran ini pastinya disebabkan oleh artikel mengenai aturan menginap di hotel yang telah dibaca lebih dari 80ribu kali.

Banyak kata kunci yang aneh-aneh yang saya terima, namun secara garis besar, semua menanyakan tentang aturan hotel mengenai jam check-in atau jam check-out, jumlah orang yang bisa diterima menginap dalam satu kamar, fasilitas hotel, dan juga pertanyaan mengenai ekstra bed.

Sebenarnya semua pertanyaan itu gampang dicari jawabnya.

Apabila Anda memesan kamar melalui offline travel agent, Anda bisa menanyakan pada travel consultant yang melayani Anda.

Apabila Anda memesan kamar melalui online travel agent, dengan mudah Anda bisa menemukan informasi lengkap, yang akan saya paparkan di tulisan ini.

Kali ini saya memakai contoh dari Booking.com, salah satu online travel agent favorit saya. Kurang lebihnya semua online travel agent juga memuat hal yang sama, cuma beda tampilan dan design aja.

Seperti kita tahu, aturan hotel yang satu bisa berbeda dengan aturan di hotel lainnya. Semua peraturan yang berlaku di hotel, bisa dengan mudah kita temukan di halaman profil hotel yang bersangkutan.

Saya memakai contoh Sahid Eminence Hotel Convention & Resort (sekarang sudah berubah jadi Le Eminence Puncak Hotel Convention and Resort). Ketika Anda mengklik tautan Sahid Eminence Hotel Convention & Resort yang saya sediakan, Anda akan dibawa ke satu halaman berisi daftar hotel yang tersedia di Puncak dengan Sahid Eminence Hotel Convention & Resort di nomor satu.

Kita klik Sahid Eminence Hotel Convention & Resort dan kita akan melihat halaman profil hotel yang bersangkutan.

Di bagian atas alias bahasa kerennya: “above the fold”, penampilannya seperti ini (kalau tampilan mobile, beda lagi ya). Saya beri penomoran untuk memudahkan pembahasan kita.

Kita bisa melihat:

1. Tautan ke bagian informasi kamar yang tersedia
2. Tautan ke bagian fasilitas hotel
3. Tautan ke bagian peraturan hotel
4. Tautan untuk melihat semua ulasan tamu yang pernah menginap di hotel ini
5. Nama hotel, rating bintang, alamat hotel
6. Tautan untuk menampilkan peta lokasi hotel

Kalau kita benar-benar yakin ini adalah hotel yang kita mau, nggak ada alasan lagi untuk salah pilih hotel atau salah lokasi hotel. Baiknya pastikan benarkah ini hotel yang kita inginkan terutama dari segi lokasi. Jangan malas untuk cek peta lokasi hotel!

Setelah itu kita scrolling ke bawah dan kita akan mendapatkan tampilan sebagai berikut:

Berikut penjelasan singkat:

7. Galeri foto memudahkan kita untuk meyakinkan hotel yang kita pilih sesuai dengan keinginan kita atau tidak. Pastikan Anda telah melihat foto kamar, fasilitas, hotel secara keseluruhan dan juga lokasi sekitar.

8. Deskripsi hotel sangat membantu kita untuk menentukan pilihan. Bagian ini berisi deskripsi singkat tentang mengapa hotel ini pantas untuk Anda pilih, fasilitas-fasilitas penting, jumlah kamar yang tersedia dan sejak kapan hotel ini melayani tamu (informasi ini penting bagi kalian yang suka hotel baru dan menghindari hotel tua, atau sebaliknya).

9. Informasi singkat tentang alasan tamu memilih hotel ini.

Mari kita scrolling lagi dan tampilan berlanjut sebagai berikut:

Berikut penjelasan singkat:

10. Tampilan ikon fasilitas yang paling populer untuk hotel ini. Kalau bagi Anda, Wifi gratis termasuk fasilitas penting, Anda bisa temukan di tampilan ini.

11. Booking.com menyediakan beberapa pilihan harga dengan beberapa di antaranya termasuk pembatalan gratis. Ini tips dari Booking.com untuk mempermudah Anda menentukan pilihan hotel.

12. Ketersediaan kamar menampilkan kolom tanggal check-in, tanggal check-out, jumlah tamu dan tombol “Ubah rincian Anda” apabila Anda ingin mengecek ketersediaan kamar di tanggal yang berbeda untuk jumlah tamu yang berbeda. Perhatian: Untuk mendapatkan harga yang akurat, masukkan jumlah tamu sesuai dengan yang sebenarnya. Jangan Anda booking kamar untuk 3 orang per kamar, tapi dalam pencarian hanya memasukkan Jumlah tamu = 2 orang dewasa. Kalau Anda menginap bersama anak-anak, Anda pun perlu memasukkan jumlah anak-anak dan juga umurnya. Ingat, tidak semua hotel menerima tamu anak-anak.

13. Tabel harga. Berdasarkan tanggal check-in, tanggal check-out dan jumlah tamu yang Anda input, Booking.com akan menampilkan tabel harga yang bisa berubah dari hari ke hari karena harga ini bersifat dinamis.

Untuk tabel harga, baiknya kita bahas secara mendetail ya! Di bawah ini screenshot tabel harga dengan nomor poin penting, sedangkan yang tidak penting seperti pesan promosi dan lain-lain, saya lewatkan saja.

Penjelasannya sebagai berikut:

14. Di kolom pertama, ditampilkan tipe kamar yang tersedia. Kita bisa lihat ada dua tipe kamar untuk contoh kasus kita ini, yaitu Kamar Deluxe Twin dan Kamar Junior Suite Double. Anda bisa mengklik nama kamar untuk mendapatkan informasi detil tentang kamar tersebut, misalnya luas kamar. Bagi saya, luas kamar itu penting, karena saya nggak mau booking kamar yang sempit.

Tampilan profil kamar seperti ini. Anda bisa lihat ukuran kamar, fasilitas kamar yang bisa saja berbeda dengan kamar yang lain (misalnya satu kamar menyediakan Shower, kamar yang lain menyediakan Bathtub).

Tertera juga tipe Ranjang. Untuk Kamar Deluxe Twin, tersedia 2 single dan untuk Kamar Junior Suite Double, tersedia 1 double. Apabila Anda bepergian dengan pasangan dan ingin tidur di satu ranjang bersama pasangan, misalnya, jangan booking Kamar Deluxe Twin lalu di hotel marah-marah karena ranjang yang tersedia adalah Twin atau 2 ranjang single. Jangan! Pesanlah kamar yang sesuai dengan keperluan dan keinginan Anda.

15. Kolom kedua berisi maksimal tamu yang ditampilkan dengan ikon. Sekali lagi, apabila maksimal tamu yang ditampilkan = 2, jangan memesan kamar apabila Anda bepergian dengan rombongan yang terdiri dari 3 dewasa + 2 anak. Pilihlah kamar yang bisa menampung rombongan Anda.

16. Kolom ketiga adalah kolom harga hari ini. Mengapa ditekankan “harga hari ini”? Karena harga hotel bersifat dinamis. Hasil pencarian Anda hari ini, bisa berbeda dengan hasil pencarian Anda besok, padahal Anda mencari untuk tanggal dan hotel yang sama.

17. Di kolom keempat, ditampilkan syarat dan ketentuan yang berlaku untuk harga yang Anda pilih. Kalau kita lihat dari contoh di atas, harga Rp. 635.000,- berlaku tidak termasuk sarapan (dan apabila Anda ingin menambah sarapan, akan dikenai charge Rp. 150.000). Sedangkan harga Rp. 830.000 sudah termasuk sarapan.

Kolom keempat ini juga menampilkan kebijakan pembatalan, seperti “Pembatalan GRATIS sebelum 14 Jan 2017”. Kebijakan “Tidak dapat dikembalikan” berarti kamar yang telah Anda pesan, tidak dapat lagi dibatalkan dan kalaupun Anda batalkan, uang Anda tidak akan dikembalikan.

Sekali lagi, pahami aturan kebijakan ini untuk mencegah Anda salah booking atau marah-marah di kemudian hari.

18. Kolom kelima adalah kolom tempat Anda memasukkan jumlah kamar yang ingin Anda pesan. Booking.com mengijinkan Anda memesan lebih dari 1 tipe kamar. Jadi lebih mudah apabila Anda ingin bepergian dengan rombongan dengan tipe kamar berbeda-beda. Dari contoh di atas misalnya, Anda bisa memilih Kamar Deluxe Twin = 1 dan Kamar Junior Suite Double = 1.

19. Kolom keenam adalah kolom terakhir berisi tombol pemesanan. Apabila Anda sudah memasukkan jumlah kamar, tinggal klik “Pesan sekarang” dan Anda akan dibawa ke halaman selanjutnya.

Untuk sekarang, kita scrolling ke bawah lagi ya untuk melihat informasi lainnya di halaman profil hotel ini.

Setelah tabel harga, Anda akan melihat alasan mengapa Anda disarankan memesan kamar di hotel ini. Tampilannya sebagai berikut:

Setelah itu, ada daftar fasilitas yang tersedia di hotel. Ini penting bagi Anda yang memiliki syarat khusus dalam pemilihan hotel. Misalnya Anda perokok, dan di daftar ini tercantum bahwa kamar bebas rokok, pastinya hotel ini tidak cocok untuk Anda. Teliti sebelum membeli, okay?

Salah satu sebab mengapa saya senang menggunakan jasa Booking.com adalah lengkapnya informasi yang mereka sajikan. Misalnya, daftar tempat penting di sekitar hotel.

Last but not least, di penghujung halaman ditampilkan aturan yang berlaku di hotel. Mohon selalu diingat bahwa peraturan di satu hotel berbeda dengan hotel lainnya. Jangan memaksa hotel untuk mengubah peraturan hanya demi Anda. Sebaliknya, pilihlah hotel yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Dari daftar di atas, dengan mudah kita bisa mengetahui:

• Jam check-in. Apabila tercantum “Dari jam 14.00” dan Anda datang jam 10 pagi, jangan mencak-mencak apabila kamar belum siap.
• Jam check-out. Apabila tercantum “12.00 – 12.30” dan Anda ingin check-out lebih sore, konsultasikan terlebih dulu pada resepsionis saat Anda check-in, apakah Anda bisa mendapat free late check-out ataukan ada biaya tambahan yang harus dibayar.
• Pembatalan/prabayar. Booking.com sekali lagi mengingatkan kita bahwa kebijakan pembatalan dan pra-bayar berbeda-beda untuk tiap tipe kamar. Maka dari itu, periksa sekali lagi ketentuan yang berlaku saat Anda hendak memesan kamar Anda. (Lihat penjelasan no 17.)
• Anak-anak dan tempat tidur tambahan. Di contoh di atas tertera bahwa “Anak-anak tidak diperbolehkan menginap di hotel.” Dan juga dicantumkan bahwa “Tidak ada kapasitas untuk tempat tidur tambahan di kamar.” Rasa-rasanya, kalimatnya sudah jelas ya. (Tempat tidur tambahan = extra bed.)
• Hewan peliharaan. Beberapa hotel memperbolehkan tamu membawa hewan peliharaan, mayoritas tidak.
• Jenis kartu yang diterima oleh akomodasi ini. Apabila tidak ada logo VISA atau MasterCard, berarti hotel tidak menerima kartu kredit untuk pembayaran, dan itu berarti Anda harus sedia uang tunai alias cash.

Nah, sebenarnya dari halaman profil hotel di online travel agent seperti Booking.com ini, informasi lengkap sudah bisa kita peroleh. Dengan membaca profil hotel secara teliti, dan juga memahami aturan dan kebijakan yang dipersyaratkan, kita akan terhindar dari masalah saat check-in maupun saat berada di hotel. Kita juga meminimalkan kemungkinan salah memilih hotel yang tepat untuk kita.

Bagaimana jika Anda masih punya pertanyaan atau keraguan?

1. Kunjungi website hotel yang bersangkutan dan mencari informasi di sana, atau mengirimkan email langsung ke hotel untuk meminta informasi tambahan.
2. Bertanya pada travel consultant langganan Anda.
3. Googling untuk mencari jawaban atas keraguan Anda.
4. Tinggalkan komentar di tulisan ini dan saya akan sebisa mungkin membantu Anda.

Sekali lagi, aturan yang berlaku di tiap-tiap hotel bisa berbeda. Karena itu, sungguh sangat membantu apabila informasi yang Anda sampaikan lengkap dengan nama hotel. Tanpa nama hotel, Anda akan mendapatkan jawaban generik yang bisa saja tidak berlaku untuk hotel yang Anda inginkan.

Jangan lupa cek rekomendasi hotel di Bali lewat tautan ini!